De zorgsector bevindt zich in een stroomversnelling en veel organisaties slaan de handen in elkaar. Regiovorming en fusies komen steeds vaker voor, waardoor zorginstellingen steeds groter en complexer worden. In deze dynamische context rijst een belangrijke vraag: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat patiëntgegevens beschermd blijven in tijden van regiovorming? In dit artikel nemen we je mee achter de schermen van de privacypuzzel in de zorgsector. We bespreken de uitdagingen die schaalvergroting met zich meebrengt, maar ook de kansen die er liggen om privacy te optimaliseren.
Privacy is prio
Als zorgprofessional verwerk je dagelijks heel wat informatie, en dan vooral informatie over de gezondheid van patiënten. Het staat buiten kijf dat deze gegevens vertrouwelijk en veilig moeten behandeld worden, zeker sinds de inwerkingtreding van de privacywetgeving.
Hoewel we allemaal wel bekend zijn met begrippen zoals het beroepsgeheim en discretie, blijven gegevensbescherming en privacy een uitdaging voor meerdere zorginstellingen.
Hoewel we allemaal wel bekend zijn met begrippen zoals het beroepsgeheim en discretie, blijven gegevensbescherming en privacy een uitdaging voor meerdere zorginstellingen.
Een zestal jaar geleden werd de Europese privacywetgeving, beter bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation), ingevoerd. Deze regels gelden voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt, dus ook voor zorginstellingen en -professionals.
De GDPR heeft twee belangrijke doelen:
- De rechten van mensen versterken: Mensen hebben nu meer controle over hun persoonsgegevens. Ze hebben bijvoorbeeld het recht om te weten welke gegevens over hen worden bewaard, om deze te corrigeren of te laten verwijderen.
- Zorgen voor een veilige omgang met persoonsgegevens: Zorginstellingen en -professionals moeten maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen en te voorkomen dat ze misbruikt worden.
“We zien dat zorginstellingen vaak worstelen met een tekort aan interne kennis en expertise,” zegt Lisa Botteldoorn, Senior Privacy Consultant en Manager bij CRANIUM. “Dit maakt het moeilijk om alle medewerkers te sensibiliseren en te betrekken bij de naleving van de wetgeving." Deze uitdaging wordt nog groter wanneer verschillende regio's samenwerken of organisaties fuseren. De complexiteit van de zorglandschappen en de versnippering van verantwoordelijkheden maken het dan nog moeilijker om een uniform privacybeleid te implementeren.
In de praktijk verdwijnt privacy dan soms naar de achtergrond, net omdat zorginstellingen vooral willen focussen op hun kerntaak, namelijk patiënten voorzien van goede zorg. Maar is zorgen voor data niet ook onderdeel van een goede zorg?
Aan de slag
Verschillende zorginstellingen gaan aan de slag met hun privacybeleid en informeren zich over hun privacyverplichtingen. “Veel handen en expertise in het vak maken licht werk”, benadrukt Lisa. “We zien dat heel wat organisaties grote stappen nemen in de goede richting. Ook bij onze klanten merken we een shift naar fusies en regiovorming. Beide evoluties brengen nieuwe uitdagingen met zich mee op vlak van privacy, maar bieden ook kansen voor verbetering en vernieuwing.”
Fusies: privacypuzzel met kansen
Wanneer zorginstellingen samensmelten, ontstaat er een unieke kans om niet alleen de zorg, maar ook alles op privacyvlak naar een hoger niveau te brengen. Zorginstellingen kunnen zo samen de fundamenten leggen voor een toekomst waarin zowel de zorg, als de privacy van patiënten en medewerkers centraal staat. Een zorgvuldige voorbereiding is essentieel om de verschillende visies op privacy te harmoniseren, een proces dat veel kansen biedt:
- Innovatie door integratie: Het samenvoegen van databanken creëert een opportuniteit om de manier waarop gegevens worden beveiligd, te innoveren. Dit verkleint dan weer het risico op datalekken of op onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Wacht best ook tot de fusie officieel rond is voordat je databanken gaat samenvoegen en vergeet de beveiliging van de gegevens niet. De praktijk heeft ons geleerd dat het vroegtijdig samenvoegen van databanken op privacyniveau tot heel wat problemen kan leiden zoals bijvoorbeeld de onduidelijkheid naar patiënten toe.
- Het beste van twee werelden: Door de best practices van beide organisaties te combineren, ontstaat er een robuustere privacyaanpak, wat de efficiëntie en effectiviteit van gegevensbescherming verbetert. Start met het in kaart brengen van de huidige privacyprocessen, evalueer hun effectiviteit en beslis welke elementen van elk proces je wil behouden. Deze oefening kan als startpunt gebruikt worden voor de update van het verwerkingsregister waarin de verschillende verwerkingsprocessen binnen een organisatie in kaart worden gebracht. Leg daarnaast de leveranciers (verwerkers) van beide organisaties naast elkaar, beslis met wie er verder zal worden samengewerkt en breng de overeenkomsten up-to-date.
- Schaalvoordelen: Als processen gestroomlijnd worden, bespaar je niet alleen op kosten, maar garandeer je ook een consistente privacybeleving voor patiënten en medewerkers.
- Transparantie: Grijp de kans om transparant te communiceren over de impact van de fusie op de gegevensverwerking van patiënten. Duidelijke communicatie over het privacybeleid versterkt het vertrouwen van patiënten. Neem bovendien ook alle privacyverklaringen nog eens onder de loep en kijk na of alle informatie nog up-to-date is. Ook naar de medewerkers is het belangrijk dat er transparant wordt gecommuniceerd opdat de nieuwe privacyaanpaak door heel de organisatie gedragen wordt.
"Een goed voorbereide fusie, waarbij de bescherming van patiëntgegevens centraal staat, is een win voor zowel de patiënt, de zorgprofessional, als de organisatie."
Samen sterk
Een goed privacybeleid hoeft niet duur te zijn. Door samen te werken, kunnen organisaties hun krachten bundelen en elkaar versterken, essentieel om uitdagingen te overbruggen en nieuwe kansen te creëren. “Het bouwen van van een sterke community, het delen van kennis: dat is key. Zo kunnen ook organisaties met beperkte middelen mooie resultaten realiseren." Lisa illustreert dit aan de hand van het GDPR-project met zorg- en welzijnsvoorzieningen opgezet samen met Koopkoepel, waarin de collectieve aanpak zichtbaar vruchten afwerpt. “Door kennis te delen via een gezamenlijke databank en regelmatige workshops, bovenop individuele coaching, versterken ze niet alleen de gegevensbescherming, maar ook een cultuur van continue verbetering en innovatie in privacybeheer.”
Deze synergie tussen zorginstellingen faciliteert een omgeving waarin niet alleen de privacy van patiënten gewaarborgd is, maar ook een sterk netwerk van ondersteuning en samenwerking ontstaat. Op die manier voldoet de zorgsector niet alleen aan de huidige privacyvereisten, maar kunnen ze proactief inspelen op nieuwe ontwikkelingen, met een gemeenschappelijke visie en aanpak.
Zo veranderen uitdagingen in kansen, en draagt iedereen, ongeacht hun grootte of rol in het verhaal, hun steentje bij tot een veiligere, transparante zorgomgeving voor iedereen.
Community aanpak
Verbinding en empowerment zijn cruciaal, zeker als het gaat om privacy in de zorgsector. “Daarom zetten heel wat zorginstellingen vol in op het delen van kennis, inzichten en ervaringen,” licht Lisa toe. “Veel organisaties zijn lid van een digitaal platform voor kennisdeling op vlak van privacy en informatieveiligheid.”
Dergelijke platformen bieden de mogelijkheid tot het volgen van discussies, het stellen van vragen of het delen van interessante nieuwsberichten die te maken hebben met gegevensbescherming of informatieveiligheid in de zorg. Daarnaast worden er adviezen, beleidsdocumenten en praktische templates onderling gedeeld. “Ook zien we dat privacyprofessionals actief in de zorg vaak digitaal samenkomen tijdens zogenaamde lunchmeetings. Tijdens deze lunchmeetings worden actuele uitdagingen besproken en verschillende visies/werkwijzen onderling gedeeld. Op die manier staat een privacyprofessional in de zorg er nooit alleen voor en dragen deze uitwisselingsmomenten bij aan een coherente aanpak rond privacy in de zorg”, vertelt Lisa. “Ten slotte vinden er ook heel wat fysieke infosessies plaats, ook organiseren wij jaarlijks een evenement, met boeiende sprekers, inspirerende sessies en de kans om ervaringen uit te wisselen met collega’s die precies begrijpen wat het betekent om in de zorgsector verantwoordelijk te zijn voor gegevensbescherming en informatieveiligheid.”
Op naar een cohesieve, veerkrachtige toekomst
Fusies en regiovorming brengen zeker uitdagingen met zich mee op gebied van privacy, waarbij bewustwording, procedures en andere documentatie naadloos op elkaar moeten aansluiten. Gelukkig bieden deze transformaties ook unieke kansen om samen sterker te staan en van elkaar te leren. Door krachten en middelen regionaal te bundelen, profiteren zorginstellingen van gedeelde expertise en een verenigde benadering naar privacy toe, wat leidt tot een meer cohesieve en veerkrachtigere toekomst voor de zorg.
In deze tijd van verandering en samenwerking binnen de zorgsector, is het onze gedeelde missie om een omgeving te creëren waarbij privacy en veiligheid van patiëntgegevens hand in hand gaan met een goede zorg. Door krachten te bundelen en kennis te delen, bouwen we samen aan een toekomst waar zowel patiënten als zorgprofessionals zich gehoord en beschermd voelen. Dit is niet alleen onze verantwoordelijkheid, maar een passie die we delen met de sector. Samen kunnen we de standaard zetten voor een zorgomgeving die privacy omarmt als fundament voor vertrouwen, harmonie, en een patiëntgerichte zorg.
