Het valt niet te ontkennen. Door tekorten, zowel op de werkvloer als voor het behalen van allerhande normen, maken veel zorginstellingen noodgedwongen gebruik van interim- en projectmedewerkers. De invulling van zowel zorgkundigen als verpleegkundigen op de werkvloer is hierdoor absoluut geen vrije keuze meer. Zorgorganisaties zijn als klant sterk afhankelijk geworden van interimkantoren die elk een eigen visie en werkwijze hebben. Het interimkantoor bepaalt wie wanneer beschikbaar is voor welke organisatie, met de klemtoon op wanneer, waardoor vaste medewerkers nog flexibeler moeten zijn.
Waarom werken met interim- of projectverpleegkundigen?
De voornaamste reden om beroep te doen op interim- of projectmedewerkers is omdat directies en leidinggevenden absoluut voldoende medewerkers op de werkvloer wensen. In eerste instantie om de kwaliteit van zorg- en dienstverlening naar bewoners en patiënten toe te garanderen, maar evenzeer om het werk voor de medewerkers werkbaar te houden.
Door de vergrijzing kampt de sector met een uitvloei van medewerkers. Daarnaast zorgen de toegenomen werklast en schaarste op de arbeidsmarkt ervoor dat organisaties niet langer zelf de tekorten kunnen invullen. Met als gevolg dat zorginstellingen afhankelijk worden van externe krachten zoals interim- en projectmedewerkers.
Wanneer er te weinig medewerkers zijn, volgt er snel ontevredenheid en ongenoegen en wanneer de normen niet gehaald worden, worden zorgorganisaties financieel gesanctioneerd.
Het werken met interim- en projectmedewerkers mag dan wel voordelen hebben, de doelstelling en uitdaging blijft nog steeds om te werken met eigen teams: medewerkers die samen op pad gaan en met veel energie en goesting eigenaarschap opnemen ten opzichte van elkaar en hun taken.
Naast het niet behalen van normen, basisbezetting en medewerkerstevredenheid zijn er ongetwijfeld nog redenen om te werken met interim- en projectmedewerkers, maar laten we alvast deze belangrijke parameters naderbij bekijken om aandachtspunten en valkuilen op een rijtje te zetten.
Normen
Normen worden opgelegd van bovenaf. Organisaties hebben hierbij geen keuze, maar moeten aan deze normen voldoen. Ook de overheid weet dat het behalen van de norm vandaag geen evidentie is. Zo werden bijvoorbeeld voor woonzorgcentra de functies die meetellen voor de normen uitgebreid. Ook daar zijn woonzorgcentra vaak nog zoekende hoe deze nieuwe functies in te bedden in de werking. Zoekend naar invulling, naar meerwaarde.
Het is dan ook niet evident om mensen aan te trekken voor deze bijkomende functies en te overtuigen om de stap naar de sector te wagen. Sommige organisaties beslissen zelfs om een aantal bedden tijdelijk te bevriezen. Dat vraagt om visie, financiële berekeningen en durf.
Het zinvol inzetten van het aanwezige personeel is dan ook uiterst belangrijk in tijden van schaarste. Hiervoor moet je de werking onder de loep durven nemen en kijken waar er directe winst kan geboekt worden: welke basisbezetting op welk moment van de dag op welke afdeling?
Basisbezetting en medewerkerstevredenheid
Wanneer we vanuit Anker teams ondersteunen op de werkvloer, stellen we vaak vast dat bezetting op de werkvloer niet altijd duidelijk is of efficiënt ingevuld wordt. Organisaties bouwen verder op wat was, werken verder zoals in het verleden, ondanks de tekorten. Ze proberen letterlijk de gaten op te vullen.
De uitdaging vandaag is om de nodige bezetting objectief in kaart te brengen. Een boeiende oefening waarbij we samen met directies, leidinggevenden en medewerkers soms tot verrassende conclusies komen. Vaak stellen we zelfs vast dat er meer interim- en projectmedewerkers ingeschakeld worden dan werkelijk nodig is.
Tekorten moeten (enkel) op de juiste momenten ingevuld worden. Nu zijn interim- en projectmedewerkers soms op piekmomenten aanwezig terwijl er eigenlijk voldoende eigen medewerkers op de werkvloer zijn. Zo creëer je momenten waarop er meer medewerkers dan nodig op de werkvloer staan. Ook dat moet je na een objectieve screening durven uitspreken. Wanneer je deze momenten als zorgorganisatie benut ten voordele van de cliënt/bewoner/patiënt, dan heeft dit een meerwaarde. Jammer genoeg stellen we vast dat dit niet (altijd) het geval is, waardoor deze extra financiële uitgave zijn doel mist.
Een tweede reden waarom interim- en projectmedewerkers niet altijd aanwezig zijn op de momenten waarop dit meest nodig is, is omdat zij bepaalde shiften of uren niet verkiezen en soms zelfs weigeren. Met als gevolg dat vaste medewerkers de minst populaire shiften moeten invullen. Dit creëert uiteraard ongenoegen en werkt contraproductief. Ook al is de nood soms hoog bij zorgorganisaties, toch is het belangrijk om ook de interim- en projectmedewerkers in te plannen wanneer nodig en vooraf duidelijke afspraken te maken. Interimkantoren hebben daarbij de verantwoordelijkheid hun medewerkers daarvoor te stimuleren. Een objectief en duidelijk overzicht van hoeveel medewerkers van welke discipline aanwezig zijn en wat dient te gebeuren door wie en hoe, helpt daarbij.
Belang van onboarding
Om de inzet van externe medewerkers goed te laten verlopen, is een degelijke interne opvolging noodzakelijk. De praktijk leert ons dat er vaak weinig aandacht gaat naar onboarding van projectmedewerkers, hoewel ze toch voor een langere periode aanwezig zijn om het team te versterken. Doorgeven van missie en visie, maken van afspraken en het duiden van de verwachtingen zijn cruciaal. Zo kun je voorkomen dat vaste medewerkers hun shiften moeten aanpassen aan de wensen van de projectmedewerkers.
Het is ook aan de organisatie om toe te zien op de naleving van het arbeidsreglement. Zo stellen we vast dat bepaalde afspraken (bijvoorbeeld rond handhygiëne, gelnagels, arbeidskledij) minder strikt opgevolgd worden bij interimkrachten. Dat zorgorganisaties en leidinggevenden toegeeflijker zijn tegenover interim- en projectmedewerkers komt de cohesie van het team niet ten goede. Zo wordt de extra aanwezigheid niet langer gezien als een meerwaarde maar eerder als een last.
Kwaliteit van zorg
Extra medewerkers inzetten is geen garantie op betere zorg. Het team ziet het komen en gaan van interim- en projectmedewerkers vaak niet meer als iets positief. Medewerkers doen geen moeite meer om nieuwe mensen in te werken waardoor interim collega’s te weinig informatie doorkrijgen over de zorg- en dienstverlening naar bewoners/patiënten/cliënten. Met alle mogelijke gevolgen van dien, zoals miscommunicatie, misverstanden en risico op fouten. Het moet gezegd: voor interimmedewerkers is het soms echt zoeken naar wat er moet gebeuren. Op de werkvloer wordt er te vaak van uitgegaan dat ze zelf wel hun weg vinden.
Is werken voor een interimkantoor een vrije keuze?
Het is vaak een weloverwogen keuze van zorgmedewerkers om projectmatig aan de slag te gaan. Voor andere interimkrachten is het een manier om extra bij te verdienen. Op zich een legitieme keuze zolang het niet ten koste gaat van de patiënt/cliënt/bewoner. Want hoe fit en bekwaam ben je nog als je na je vaste job overdag als interim aan de slag gaat tijdens de nacht? De meerwaarde? Er is een verpleegkundige in huis en de organisatie voldoet aan de normen, maar is de zekerheid van kwaliteit nog aanwezig? Gelukkig is dit eerder een uitzondering, maar het gebeurt jammer genoeg wel. En daar knelt het schoentje … De organisatie kan niet (meer) kiezen met wie men wil samenwerken. Door de urgentie werkt men samen met wie aangeboden wordt. Het is dan ook belangrijk om structureel feedback te geven aan het interimkantoor anders kan deze de verantwoordelijkheid niet opnemen.
What's in a name?
De invulling van een projectverpleegkundige is niet altijd even duidelijk. In praktijk is dit een medewerker die langdurig in de organisatie actief is.
Zelfs bij leidinggevende functies zoals een hoofdverpleegkundige wordt te weinig stilgestaan bij de mogelijke meerwaarde. Projectverpleegkundigen kunnen door ervaring in andere huizen veel good practices met zich meebrengen. Sommige projectverpleegkundigen zijn echte ondernemers, mensen met inzicht die graag tijdelijk ergens de schouders onder steken. Zij zijn niet bang voor verandering en vernieuwing. Het is dan ook belangrijk om als organisatie deze kansen te benutten.
Een dergelijke ondersteuning dient eerder aanzien te worden als de aanwezigheid van een waarnemend leidinggevende binnen een tijdelijk kader. Met als doel het team te ondersteunen, te versterken en verantwoordelijkheid te laten opnemen. Dit alles met een blik van buitenaf die zoveel mogelijk voor andere inzichten zorgt en buiten routinematig werken en gewoontes durft te denken.
Zo creëer je een basis om samen met het team afspraken te maken die zowel de kwaliteitsvolle dienstverlening als het welzijn van de medewerkers garanderen. Dit is een project van tijdelijke aard met de bedoeling dat een vaste medewerker nadien de leiding terug kan opnemen binnen een sterker team.
Ja, de zorg staat onder druk
In dagelijkse contacten met zorgmedewerkers, door vormingen en in-house-coaching en trajecten maar ook binnen functies als waarnemend leidinggevende, ervaren we regelmatig gevoelens van onzekerheid, onmacht en stress. Medewerkers kampen met motivatieproblemen door onvoldoende waardering en ondersteuning. Wat op lange termijn hun eigen veerkracht ondermijnt. Daarom een warme oproep: draag zorg voor je medewerkers! In tijden van onzekerheid of verandering is het vaak een opluchting om deel uit te maken van een (multidisciplinair) team. Maar in periodes waar ‘voldoende medewerkers op de werkvloer’ de voornaamste bekommernis is, neemt de aandacht voor teamwerking af. Dit valt te begrijpen, maar vormt een grote valkuil. Teams verliezen op die manier hun kracht van verbinding: een gedeelde visie en verantwoordelijkheid, onderling respect en vertrouwen, klankbord en spiegel.
Samenwerken met interimkantoren: een meerwaarde of een valkuil?
Het antwoord is niet zwart-wit. De invulling van deze samenwerking bepaalt alles. Zorgorganisaties mogen meer eisen stellen ten opzichte van interimkantoren en moeten zich minder inschikkelijk en afhankelijk tonen. Kijk eerst en vooral naar de noden en belangen van de eigen medewerkers en zet sterker in op welzijn op het werk. Vraag intern naar de visie van medewerkers en laat hen de voor- en nadelen benoemen van werken met interim- en projectmedewerkers. Bespreek mogelijkheden om de zorg te herorganiseren en laat vaste medewerkers hierover nadenken, acties voorstellen en eigenaarschap opnemen. Is dit een tijdsinvestering? Zeker. Maar de winst op lange termijn is onbetaalbaar.
Tot slot, tijdelijke krachten kunnen mits een goede opvang en begeleiding zeker de aanwezige krachten ondersteunen indien ze het gemeenschappelijk doel, namelijk het welzijn van de zorgvrager, centraal stellen. Als er meer aandacht komt voor de communicatielijnen tussen de interimkantoren en de organisatie kan deze samenwerking zorgen voor groei en verrijking voor beide partijen.
Hilde Taillieu
www.ankerconsult.be
